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Temos na Prestação de Contas um momento muito importante que a Lei 4.320/64, em seu artigo 84 especificamente, atribui à contabilidade:

Art. 84. Ressalvada a competência do Tribunal de Contas ou órgão equivalente, a tomada de contas dos agentes responsáveis por bens ou dinheiros públicos será realizada ou superintendida pelos serviços de contabilidade.

Elenquei de maneira não exaustiva os passos processuais ou, digamos, objetivos da Prestação de Contas. São as principais regras e verificações:

a) o ato de concessão, bem como o original ou cópia da nota de empenho;

b) os comprovantes das despesas realizadas só podem ser aceitos se emitidos em data igual ou posterior à de entrega do numerário, ou seja, exclusivamente dentro do período de aplicação estabelecido no ato da concessão;

c) os comprovantes da despesa realizada não poderão conter rasuras, acréscimos, emendas ou entrelinhas e serão emitidos por quem prestou o serviço ou forneceu o material, em nome do órgão realizador da despesa, em que constem, necessariamente: discriminação clara do serviço prestado ou material fornecido, não se admitindo a generalização ou abreviaturas que impossibilitem o conhecimento das despesas efetivamente realizadas; atestação de que os serviços foram prestados ou de que o material foi recebido, efetuada por servidor que não o suprido ou o ordenador de despesa; e data da emissão;

d) as despesas realizadas devem ser compatíveis com a finalidade para qual foi concedido o adiantamento;

e) nos casos de viagens verificar se os comprovantes de pedágio e abastecimento, mesmo estando dentro da data da viagem, foram realizados em cidades condizentes com a rota mais viável (ou aceitável) para o destino;

f) se houve recolhimento do saldo em espécie no caso em que tenha utilizado menos que o valor concedido.

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