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O controlador interno deve atuar em todas as fases do processo, não somente na análise da prestação de contas, como ocorre em muitos lugares, pois, conforme define a Lei 4.320/64 em seu artigo 77, o controle deve ser prévio, concomitante e subsequente, considerando ainda que a atividade de controle compreende a legalidade dos atos de que resultem a arrecadação da receita ou a realização da despesa, o nascimento ou a extinção de direitos e obrigações conforme disciplina o artigo 75, inciso I.

Logo a atuação do controlador interno deve ocorrer desde a concessão, durante a utilização (podendo serem feitas verificações pontuais) e na prestação de contas.

Não é meu objetivo neste artigo fundamentar legalmente a atuação do controle interno, assim, de maneira complementar, cito o artigo 31 da Constituição Federal que impõe ao controle interno a fiscalização do Município:

Art. 31. A fiscalização do Município será exercida pelo Poder Legislativo Municipal, mediante controle externo, e pelos sistemas de controle interno do Poder Executivo Municipal, na forma da lei.

Muito embora exista todo um processo e formalidades a serem verificadas considero como extremamente importante que o controlador empregue certo grau de subjetividade e que tenha perspicácia em suas avaliações. Assim pode contribuir para a garantia da economicidade e da moralidade.

Os itens apresentados abaixo também podem (e devem) ser observados nas etapas anteriores. São as principais regras e verificações:

a) se o agente suprido indicado preenche as condições legais, inclusive quanto ao vínculo com a Entidade;

b) se houve despesa em período de férias do agente suprido ou em seus afastamentos legais e ainda se há justificativa para a realização de despesas em finais de semana;

c) as regras e os prazos específicos da legislação aplicável à entidade quanto a concessão, realização dos gastos e a prestação de contas;

d) se a realização das despesas ocorreu de acordo com o objeto a que se destinavam e se os valores solicitados, em casos de viagem e/ou serviços especiais são compatíveis com a natureza e duração da missão;

e) a legalidade dos documentos e se as despesas realizadas, mesmo dentro da legalidade, atendem aos requisitos de moralidade;

f) se os gastos apresentados são compatíveis com os normalmente praticados, com as estimativas realizadas no ato da concessão ou ainda com o vulto/relevância a que se destinavam;

g) se as aquisições/contratações de idêntico subelemento de despesa, no mesmo exercício, indicam fracionamento de despesas as quais somadas ultrapassariam os limites estabelecidos pelos incisos I ou II do art. 24 da Lei nº 8.666/1993;

h) se os gastos com combustível são compatíveis com a capacidade do tanque do veículo e em valores totais condizentes com o total de quilômetros percorridos e a autonomia do veículo (km/litro);

i) na hipótese de viagens com veículo oficial, observar apresentação de gastos com táxi, que nesse caso deverão ser justificadas.

j) Existência do material ou serviço adquirido em de Ata de Registro de Preços vigente.

Observados os prazos e condições em legislação própria, o ordenador de despesas deverá, expressamente, aprovar ou impugnar as contas prestadas pelo suprido e aprovada a prestação de contas, providenciar a baixa da responsabilidade do detentor do suprimento de fundos deverá ser efetivada.