No artigo de apresentação ( clique aqui para acessar ) falamos sobre a importância de se dedicar ao fechamento do Balanço e citei 3 passos para garantir um processo sem falhas.

 

Recapitulando, o roteiro, em resumo, segue esses 3 passos:

1 – Iniciando, visualizar seu balancete em recortes de pequenos grupos de contas e a solicitação das informações para a contabilização;

2 – Contabilizações feitas, conferir os saldos contra todos os relatórios levantados;

3 – Fechando, aplicar regras de integridade do PCASP e de cruzamento das Demonstrações Contábeis.

 

Nesse artigo vou falar sobre o 1° passo “1 – Iniciando, visualizar seu balancete em recortes por grupo de contas e solicitar as informações para a contabilização”.

 

Vamos lá?

 

Antes de te apresentar a minha técnica de fechamento, que eu denomino de “Técnica de Corte”, e os levantamentos de informações é importante que você se certifique, pelo menos, que os procedimentos abaixo foram realizados:

• Conciliação Bancária
• Conciliação Contas Extra orçamentárias
• Adiantamentos/Diárias Pendentes de P.C.
• Cancelamento de RP Não Processados
• Verificação dos Empenhos a Pagar
• Atendimentos aos Limites Constitucionais (Pessoal, Educação, Saúde)
• Disponibilidade Financeira (Recursos Vinculados, Resultado por Fonte)
• Repasses/Devoluções de Transferências Legais ou Voluntárias
• Aplicação do Recurso com Alienação de Ativos
• Resultado Orçamentário
• Inscrição de Restos a Pagar

 

Boa parte são verificações que devem ser feitas mensalmente, assim você garante que o “terreno” para iniciar as conferências do encerramento do exercício está devidamente pronto, ou seja, que a execução orçamentária e financeira está “fechada”.

Depois de fechar mais de 150 balanços, só no PCASP, passeia adotar uma técnica simples, porém muito eficaz que eu denominei de “Técnica de Corte” do Balancete contábil.

 

Essa técnica consiste em pegar uma cópia impressa do Balancete Contábil, de Janeiro à Dezembro, e traçar uma linha de corte para cada grupo ou subgrupo do PCASP, conforme pode ser visto na imagem ilustrativa abaixo (basta usar régua e caneta):

A saber, o PCASP é composto por vários níveis, sendo que os 3 primeiros são: 1 – Classe; 2 – Grupo e 3 – Subgrupo. Normalmente é nesses níveis que eu faço os “cortes”. Essa forma de visualizar o Balancete Contábil me ajuda muito a:

 

1 – Ter clareza das informações patrimoniais que precisam ser requeridas junto aos departamentos competentes (Dívida Ativa, Almoxarifado e Patrimônio por exemplo);

2 – Conferir com mais precisão todas as informações orçamentárias e de controle;

3 – Melhor comparação dos saldos correspondentes no PCASP entre os controles das classes 5 x 6 e das classes 7 x 8.

 

Depois de identificados todos os elementos patrimoniais da Entidade (facilmente identificados através das conferências iniciais do Balancete Contábil) você deverá proceder com a solicitação das informações aos departamentos.

Para isso recomendo que você elabore um documento, um memorando ou ofício, para resguardar sua contabilidade em caso de ausência das informações.

Isso porque sabemos que da responsabilidade da contabilidade com o reconhecimento, registro e evidenciação do patrimônio público, porém isso só é possível com as informações em mãos. É importante esse resguardo.

 

As informações patrimoniais mais comuns em uma Prefeitura de pequeno porte, que devem ser solicitadas, são:

Direitos

• Dívida Ativa
• (-) Ajuste Perdas
• Créditos a Receber
• (-) Ajuste Perdas

 

Bens

• Estoques
• Móveis
• Imóveis
• Intangíveis
• (-) D, A ou E

 

Obrigações

• Dívida Flutuante
• Dívida Fundada
• Passivo Atuarial

 

De posse das informações você deverá proceder com as contabilizações das variações patrimoniais de cada elemento de seu balanço, seguindo os preceitos do MCASP ou de roteiros contábeis específicos do Tribunal de Contas.

 

Nesse momento certifique-se de:

1 – Contabilizar as variações patrimoniais “independentes da execução orçamentária” como Inscrição em Dívida Ativa, Baixas de Estoque ou Patrimônio;

2 – Certifique-se quanto a correta contabilização das variações patrimoniais decorrentes da execução orçamentária, ou seja, se o que foi contabilizado “bate” com a informação enviada no relatório do setor.

 

Feitas as contabilizações das variações patrimoniais, é importante que você verifique os itens requeridos pelo PIPCP – Plano de Implantação dos Procedimentos Contábeis Patrimoniais. Dentre os quais destaco a contabilização das Obrigações com Férias, 13° Salário e Licença Prêmio a Pagar.

Todas essas técnicas e conferências fazem parte do treinamento completo que aplico sobre Encerramento e Abertura do Exercício.

 

Logo se você:

1 – Aplicar a técnica de corte em seu balancete;

2 – Solicitar, formalmente as informações aos departamentos responsáveis; e

3 – Contabilizar e conferir as informações com a execução orçamentária.

 

Terá dado um passo importante rumo ao fechamento do seu balanço patrimonial de forma mais eficiente e com excelência.

No próximo artigo da série abordaremos as contabilizações feitas, as conferências dos saldos contra todos os relatórios levantados e as regras de integridade do PCASP.