Para quem não conhece, seguem algumas definições e regras para o controle dos adiantamentos.

O regime de adiantamento ou suprimento de fundos consiste na entrega de numerário a servidor, sempre precedida de empenho na dotação própria, para o fim de realizar despesas que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação.

Os adiantamentos só podem ser concedidos a servidores públicos, em conformidade com o artigo 68 da Lei nº 4.320/1964.

São passiveis de realização por meio de regime de adiantamento as seguintes despesas:

• de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor não ultrapasse os limites estabelecidos pela legislação;

• eventuais, inclusive em viagens e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento em espécie;

• em caráter sigiloso, conforme se classificar em regulamento.

A concessão de suprimento de fundos fica limitada a 5% do valor estabelecido na alínea ado inciso II do art. 23 da Lei no 8.666/1993, ou seja, R$ 4.000,00.

Os comprovantes de despesas realizadas por meio de suprimento de fundos não poderão conter rasuras, acréscimos, emendas ou entrelinhas e serão emitidos por quem prestou o serviço ou forneceu o material, em nome do órgão/entidade realizador da despesa. Devem conter:

• discriminação clara do material fornecido ou do serviço prestado, não se admitindo generalizações ou abreviaturas que impossibilitem o conhecimento das despesas efetivamente realizadas;

• atestação de que o material foi recebido ou de que os serviços foram prestados, efetuada por servidor que não seja o suprido ou o ordenador de despesa;

• data de emissão.

São considerados instrumentos hábeis para comprovar a despesa:

• documento fiscal de prestação de serviços;

• documento fiscal de venda ao consumidor, na hipótese de compra de material;

• recibo avulso de pessoa física, contendo o nome do prestador do serviço, número do CPF (MF) e da identidade, inscrição no INSS, endereço e assinatura, principalmente.

Para efeito de comprovação dessas despesas, somente poderão ser aceitos documentos emitidos em data igual ou posterior a de entrega do numerário, observado o período de aplicação definido no ato de concessão. Outro ponto importante é que a atestação das despesas realizadas por meio de adiantamento ou suprimento de fundos não pode ser efetuada nem pelo suprido e nem pelo ordenador de despesa e não deve ser concedido suprimento de fundos a servidor em alcance, nem a responsável por dois ou mais adiantamentos ou suprimentos.