Conciliações Bancárias, Orçamentárias e Extras
A conciliação é, fundamentalmente, uma conferência detalhada dos débitos e créditos da contabilidade em comparação à extratos bancários ou à outras fontes de informações (extra contábeis, como controles auxiliares e relatórios de controle administrativo).
Via de regra é um procedimento normatizado pelo Ente e cuja responsabilidade de elaboração compete a tesouraria e a responsabilidade de conferência à contabilidade.
Uma conciliação bem feita deve ser uma prioridade para a equipe da Contadoria pois com isso aumentamos o controle financeiro, a fidedignidade e a verificabilidade das informações contábeis de forma contínua, assegurando as características qualitativas, mas principalmente pois assim reduzimos os erros, fraudes e desvios.
Eu sei que você deve estar pensando que é inviável ou quase impossível para você realizar todas as conciliações. De fato o excesso de contas, a quantidade reduzida de servidores prejudica, por isso é importante buscar automatizar alguns processos e dar os primeiros passos, mas não negligencie essa tarefa!
Apesar de todas as dificuldades eu espero que você NÃO esteja fazendo isso com suas conciliações:
1 - Considerar conciliado só porque lançou as pendências;
2 - Identificar as diferenças e não tomar providências;
3 - Fazer a conciliação quando dá (a cada 6 meses, 1 ano ou, quiçá, nunca).
Essas são algumas orientações para você BLINDAR SUA CONTABILIDADE:
1 - Conciliações Bancárias:
Procure fazer a conciliação diariamente; Evite manter as diferenças regularizando os lançamento em contas extras do tipo “a classificar” ou “a regularizar”; Elabore os relatórios ou planilhas com as pendências da conciliação; e Detalhe o histórico com as explicações referentes às diferenças.
2 - Receitas Orçamentárias:
Realize mensalmente uma “auditoria” em relação aos valores transferidos de Recursos Federais tendo como base o site do Tesouro Transparente e dos Recursos Estaduais tendo como base os Portais de cada Estado;
3 - Contas Extra Orçamentárias:
Faça a conciliação mensal das contas dos subgrupos de consignações, 1.1.3.5. e 2.1.8.8 mantendo nelas somente os saldos das retenções ainda não vencidas, dando-se especial atenção àquelas consignações destinadas ao Tesouro, que deverão ser convertidas em receita orçamentária, como o caso do Imposto de Renda Retido na Fonte;
4 - Suporte documental:
Busque sempre utilizar relatórios das Integrações Patrimoniais (das Receitas Tributárias, da Folha de Pagamento, do Imobilizado e outras) com os resumos de contabilização e checar a documentação Individualizada no caso das pendências. Solicite ao banco, por exemplo, a posição de todas contas bancárias no CNPJ da Entidade e a posição dos consignados, por exemplo, tendem a te assegurar mais eficácia no processo;
5 - Notificação de Inconformidade Contábil:
Emita documento da Contadoria Geral notificando os responsáveis quanto as inconsistências e inconformidades existentes nas informações prestadas. Caso elas não sejam regularizadas abra processo administrativo para apuração dos fatos.
Bora virar a chave e cair pra dentro!
Abraço,
João Scaramelli