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Balanço Patrimonial - Conferências e Levantamentos para o Encerramento

Balanço Patrimonial - Conferências e Levantamentos para o Encerramento

No artigo anterior ( clique aqui para acessar ) falamos sobre a importância de se dedicar ao fechamento do Balanço e citei 3 erros mais comuns nos fechamento e 3 passos para garantir um processo de qualidade.

 

Recapitulando, o roteiro que eu recomendo, em resumo, segue esses 3 passos:

1 – Iniciando, visualizar seu balancete em recortes de pequenos grupos de contas e a solicitação das informações para a contabilização;

2 – Contabilizações feitas, conferir os saldos contra todos os relatórios levantados;

3 – Fechando, aplicar regras de integridade do PCASP e de cruzamento das Demonstrações Contábeis.

 

Nesse artigo vou falar sobre o 1° passo “1 – Iniciando, visualizar seu balancete em recortes por grupo de contas e solicitar as informações para a contabilização”.

 

Vamos lá?

 

Antes de apresentar a técnica que eu utilizo para o fechamento, que eu chamo de “Técnica de Corte”, e as informações para levantamento, é importante que você se certifique, pelo menos, que os procedimentos abaixo foram realizados:

  • Conciliação Bancária
  • Conciliação Contas Extra orçamentárias
  • Adiantamentos/Diárias Pendentes de P.C.
  • Cancelamento de RP Não Processados
  • Verificação dos Empenhos a Pagar
  • Atendimentos aos Limites Constitucionais (Pessoal, Educação, Saúde)
  • Disponibilidade Financeira (Recursos Vinculados, Resultado por Fonte)
  • Repasses/Devoluções de Transferências Legais ou Voluntárias
  • Aplicação do Recurso com Alienação de Ativos
  • Resultado Orçamentário
  • Inscrição de Restos a Pagar

 

Boa parte são verificações que devem ser feitas mensalmente, apesar de muitos colegas deixarem apenas para o fechamento, assim você garante que o “terreno” para iniciar as conferências do encerramento do exercício está devidamente pronto, ou seja, que a execução orçamentária e financeira está “fechada”.

 

Fechar balanço é uma arte e depois de algum tempo passei a adotar uma técnica simples, porém muito eficaz, que eu denominei de “Técnica de Corte” do Balancete contábil.

 

Essa técnica consiste em pegar uma cópia impressa do Balancete Contábil, de Janeiro à Dezembro, e traçar uma linha de corte para cada grupo ou subgrupo do PCASP, conforme pode ser visto na imagem ilustrativa abaixo (basta usar régua e caneta):

Como você pode perceber, não tem segredo, é simples e funciona!!

 

A saber, o PCASP é composto por vários níveis, sendo que os 3 primeiros são: 1 – Classe; 2 – Grupo e 3 – Subgrupo. Normalmente é nesses níveis que eu faço os “cortes”. Essa forma de visualizar o Balancete Contábil me ajuda muito a:

 

1 – Ter clareza das informações patrimoniais que precisam ser requeridas junto aos departamentos competentes (Dívida Ativa, Almoxarifado e Patrimônio por exemplo);

2 – Conferir com mais precisão todas as informações orçamentárias e de controle;

3 – Melhor comparação dos saldos correspondentes no PCASP entre os controles das classes 5 x 6 e das classes 7 x 8.

 

Depois de identificados todos os elementos patrimoniais da Entidade (facilmente identificados através das conferências iniciais do Balancete Contábil) você deverá proceder com a solicitação das informações aos departamentos.

Para isso recomendo que você elabore um documento, um memorando ou ofício, para resguardar sua contabilidade em caso de ausência das informações.

Isso porque sabemos que da responsabilidade da contabilidade com o reconhecimento, registro e evidenciação do patrimônio público, porém isso só é possível com as informações em mãos. É importante esse resguardo.

 

As informações patrimoniais mais comuns em uma Prefeitura de pequeno porte, que devem ser solicitadas, são:

Direitos

  • Dívida Ativa
  • (-) Ajuste Perdas
  • Créditos a Receber
  • (-) Ajuste Perdas

Bens

  • Estoques
  • Móveis
  • Imóveis
  • Intangíveis
  • (-) Depreciação, Amortizçaão ou Exaustão

Obrigações

  • Obrigações com fornecedores por competência;
  • Obrigações por competênia com Férias e 13° (além de outros benefícios à empregados);
  • Dívida Flutuante e Dívida Fundada (Operações de Crédito, Precatórios, Parcelamentos em Geral, Restos a Pagar e outras obrigações do Passivo Circulante ou Não Circulante);
  • Provisões Atuariais

 

De posse das informações você deverá proceder com as contabilizações das variações patrimoniais de cada elemento de seu balanço, seguindo os preceitos do MCASP ou de roteiros contábeis específicos do Tribunal de Contas.

 

Nesse momento certifique-se de:

1 – Contabilizar as variações patrimoniais “independentes da execução orçamentária” como Inscrição em Dívida Ativa, Baixas de Estoque ou Patrimônio (àquelas por consumo, transferências, doações e outras baixas independentes da execução do orçamento);

2 – Certifique-se quanto a correta contabilização das variações patrimoniais decorrentes da execução orçamentária, ou seja, se o que foi contabilizado “bate” com a informação enviada no relatório do setor (como as arrecadações com a dívida ativa, alienação de bens, amortizações da dívida e outras).

 

Feitas as contabilizações das variações patrimoniais, é importante que você verifique os itens requeridos pelo PIPCP – Plano de Implantação dos Procedimentos Contábeis Patrimoniais. Dentre os quais destaco a contabilização das Obrigações com Férias e 13° Salário, que são obrigatórias e muitas entidades não estão fazendo.

 

Logo, se você:

1 – Aplicar a técnica de corte em seu balancete;

2 – Solicitar e obtiver, as informações aos departamentos responsáveis; e

3 – Contabilizar e conferir as informações com a execução orçamentária e com os relatórios recebidos dos setores competentes.

 

Terá dado um passo importante rumo ao fechamento do seu balanço patrimonial de forma mais eficiente e com excelência.

 

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Abraços,

João Scaramelli

Diretor Técnico da Web Casp

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